ІНСТРУКЦІЯ з діловодства у Ходорівській міській раді та її виконавчому комітеті

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконавчого комітету

Ходорівської міської ради

від 07 листопада 2023 року №221

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у Ходорівській  міській  раді  та  її  виконавчому  комітеті

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконавчого комітету

Ходорівської міської ради

від 07 листопада 2023 року №221

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у Ходорівській  міській  раді  та  її  виконавчому  комітеті

I. Загальні положення

     1. Інструкція з діловодства у Ходорівській міській раді та її виконавчому комітеті (далі – Інструкція) розроблена з дотриманням вимог «Типова Інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади» затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018р. №55 (зі змінами), з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

     2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням    електронного цифрового  підпису,  роботи з  електронними   документами   в  діловодстві  установи,  здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

     3. Відповідальність за організацію  діловодства  в  раді несе  Ходорівський міський голова.

     4. За  зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів,  що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України,  постановах Верховної Ради  України,  актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної  Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію  Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція   Верховної Ради  України,  Адміністрації Президента  України, Кабінету  Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступник міського голови ,секретар ради , згідно з розподілом функціональних обов'язків.

     За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших  документів, а також організацію діловодства та зберігання документів   установ відповідає керуюча справами (секретар) виконавчого комітету Ходорівської ради (далі – секретар виконавчого комітету).   

    5. Організація діловодства в  установі покладається на керуючу справами виконавчого комітету.

     6. Основним завданням секретаря виконавчого комітету є  встановлення в Раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами  із  застосуванням сучасних  автоматизованих систем,   методичне   керівництво і  контроль  за  отриманням установленого  порядку  роботи  з  документами  в  структурних підрозділах ради. 

Секретар виконавчого комітету відповідно до покладених на неї завдань:

 1) розробляє інструкцію установи з діловодства та номенклатуру справ установи;

 2)  здійснює реєстрацію та веде облік документів;

 3) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку  до  передачі  до  архіву;

4)  забезпечує впровадження та контролює дотримання  структурними підрозділами  ради  вимог  інструкцій  ради,  регламентів та національних стандартів;

5)   вживає заходів  до  зменшення  обсягу службового листування в раді та  на  підприємствах,  в  установах,  організаціях,  що належать до сфери її управління;

6) проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах установи,  а  також  на  підприємствах,  в  установах, організаціях, що належать до сфери її управління;

7) бере участь      у     впровадженні      та     використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в установі;

8)  здійснює контроль за  своєчасним  розглядом  та  проходженням документів в раді;

9) забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

10) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

11) організовує збереження  документаційного  фонду  ради  та користування ним;

12) ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників ради з питань діловодства;

13) засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом міської ради.

II. Документування управлінської інформації

     Загальні вимоги до створення документів.

     1. Документуванн управлінської інформації  полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії (додаток 1).

     2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів   визначається актами законодавства, положеннями  про структурні  підрозділи ради і посадовими інструкціями.

     3. В раді визначається сукупність документів, передбачених  номенклатурою  справ, необхідних і достатніх  для документування інформації про їх діяльність.  

     4. Документ повинен відповідати нормам чинного законодавства та  спрямовуватись на виконання радою покладених на неї завдань і функцій.

     5. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

     6. Одним із класів  управлінської  документації,  що забезпечує організацію   процесів  управління, є організаційно-розпорядча документація.  Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (далі – ДСТУ 4163:2020).

     7. Документ  повинен  містити  обов'язкові  для певного його виду реквізити,  що розміщуються в установленому порядку,  а саме: найменування ради - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

     Під час    підготовки   та   оформлення   документів   можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а  також інші реквізити, якщо це відповідає  призначенню  документа  або  способу  його опрацювання.

     8. Рада  здійснює  діловодство  державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

     Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою  або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

     9. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

     Окремі внутрішні документи (заяви,  пояснювальні та доповідні записки  тощо),  авторами  яких  є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

       Бланки документів.

     10. Організаційно-розпорядчі  документи  оформлюються  на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

     Для виготовлення   бланків   використовуються  аркуші  паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та  А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати         бланки  формату  А3 (297 х 420 міліметрів)  -  для  оформлення  документів  у  вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

     Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

     30 - ліве;

     10 - праве;

     20 - верхнє та нижнє.

     Бланки кожного виду виготовляються  на  основі кутового або поздовжнього   розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені  від  меж  зони  розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

     11. В раді використовують такі бланки документів:

     1) бланки для листів (додатки 3 і 4);

     2)  бланк конкретного  виду  документа  (із зазначенням на бланку назви виду документа).

    12. Рада  розробляє  бланки  документів  структурних підрозділів  або  бланки  документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень.

    13. Рада,  що веде листування з  постійними  іноземними кореспондентами,   може  виготовляти  бланки,  реквізити  яких зазначаються двома  мовами:  ліворуч  -  українською,  праворуч  - іноземною.  Державний  Герб  України на таких бланках  проставляються  у  центрі  верхнього поля.

Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

     14. Бланки  документів  повинні   виготовлятися  друкарським способом   на  білому  папері  високої  якості  фарбами  насичених кольорів.

     Залежно від  характеру  діяльності  ради  за  рішенням міського голови  бланки можуть виготовлятись  за  допомогою  комп'ютерної техніки.

     15.  Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

     Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим  способом  на  нижньому  полі  зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

     Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених радою за  допомогою комп'ютерної техніки, приймає міський голова. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків,  визначаються міським головою, про що видається розпорядження міського голови.

     16. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки,  довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

     Зображення Державного Герба України.

     17. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради  України від  19  лютого  1992  р.  №2137-XII  «Про Державний  герб  України.

     Зображення Державного   Герба   України розміщується  на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках   із   поздовжнім  розташуванням  реквізитів  -  у  центрі

верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

     Коди.

     18. Код  ради  проставляється  згідно  з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

     На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про раду».

     19. Код  форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

     Рішення щодо необхідності  фіксування  коду  форми  документа приймає міський голова окремо щодо кожного виду документа.

     Найменування ради

     20. Найменування ради - автора документа повинне відповідати найменуванню,  зазначеному в положенні  про неї.  Скорочене найменування ради вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених   документах.  Скорочене найменування  розміщується  (у  дужках  або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.       

      Довідкові дані про раду.

     21. Довідкові  дані  про  раду  містять:  поштову адресу, номери телефонів,  телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної  пошти тощо.   Довідкові  дані  розміщуються  нижче найменування установи або структурного підрозділу.

     Реквізити поштової адреси зазначаються  в  такій послідовності - назва  вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

      Назва виду документа.

     22. Назва виду документа (наказ,  рішення,  доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

      Дата документа.

     23. Датою  документа  є  відповідно  дата  його   підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один  рядок  у  такій  послідовності:  число, місяць,  рік.  Дата  оформляється  цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються  двома  парами  цифр,  розділеними  крапкою;  рік - чотирма  цифрами,  крапка  наприкінці  не  ставиться, наприклад: 02.03.2011.

     У текстах  нормативно-правових  актів  та посиланнях на них і документах,   що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

     Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису  ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

     Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі  службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції,  погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).  

     Реєстраційний індекс документів.

     24. Індексація документів полягає  у  присвоєнні  їм  умовних позначень   -  індексів,  які  надаються  документам  під  час  їх реєстрації.

     Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у   межах групи документів,  що  реєструються,  який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ,  структурного  підрозділу, кореспондентів, посадових осіб,  які розглядають  або  підписують документ,  виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

     Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються  одна від  одної  правобічною похилою рискою та /або тире. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від  того,  який  документ  реєструється,  - вхідний чи такий,  що створений в раді.

     Для вхідних документів  реєстраційний  індекс  складається  з порядкового  номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що  застосовується  в  установі,  наприклад:   01-10/845, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

     У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – номер структурного підрозділу (виконавця) за номенклатурою справ та порядковий номер,  наприклад:  02/258,  де 02- номер структурного підрозділу за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

     З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка,  яка  складається  з  літер,  наприклад:

120/02-15  ДСК,  де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

     Місце розташування  реєстраційного  індексу  на  документі залежить від виду бланка та виду документа.

     У разі  застосування  автоматизованої  системи  реєстрації документів   може   використовуватись   штрих-код.   Для  вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа з кутовим розташуванням реквізитів  -  73  міліметри  від  початку  першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

     Місце складення або видання

     25. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх  документах, крім  листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

      Гриф обмеження доступу

     26. Гриф обмеження  доступу  до  документа  ("Для  службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними   нормативними   актами   і розташовується  у  правій  частині  верхнього  поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

     Адресат

     27. Документи   адресуються    установі,    її    структурним підрозділам  або  конкретній  посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам  без  зазначення посадової  особи  їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

                             Національне агентство з питань

                             державної служби

     Якщо документ   надсилається  посадовій  особі,  найменування установи та її  структурного  підрозділу  наводяться  у  називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

                             Державна архівна служба

                             Фінансово-економічне управління

                             Начальнику управління

                             прізвище, ініціали (ініціал імені)

     У разі коли документ  адресується  керівникові  установи  або його   заступникові,   найменування  установи  входить  до  складу найменування  посади  адресата,  яке   наводиться   у   давальному відмінку, наприклад:

                             Голові Державної митної служби

                             прізвище, ініціали (ініціал імені)

     Якщо документ адресується кільком  однорідним  за  характером діяльності   установам,   зазначається   узагальнене  найменування адресатів, наприклад:

                             Центральним державним архівам

     Документ не повинен мати  більше  чотирьох  адресатів.  Слово "копія"   перед   найменуванням   другого,   третього,  четвертого адресатів не ставиться.  У разі надсилання  документа  більше  ніж чотирьом  адресатам  складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

     Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України  від  5  березня  2009  р.  №270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

                             Міністерство юстиції

                             вул. Городецького, буд. 13,

                            м. Київ, 01001

     У разі   надсилання  документа  фізичній  особі  спочатку зазначається  у  називному відмінку прізвище,  ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

                             Гончарук Олександр Сергійович

                             вул. Стрийська, буд. 3а, кв. 1,

                            м. Ходорів, 03178

     У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

      Гриф затвердження документа.

     28. Документ  затверджується  посадовою  особою   (посадовими особами),  до  повноважень  якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом ради. Нормативно-правові акти (положення,  інструкції,  правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом  ради,  що  видала відповідний акт.

     Затвердження певних видів документів здійснюється  з проставленням грифа затвердження (додаток 2).

     Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади,  підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

                        ЗАТВЕРДЖУЮ

                        Міський голова

                        підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

                        Дата

     У разі коли  документ  затверджується  рішенням,  розпорядженням, гриф  затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ,  у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

                        ЗАТВЕРДЖЕНО

                        Рішення виконавчого комітету міської ради

                        12 березня 2009 р. №298

     Гриф затвердження  розміщується у  правому  верхньому  кутку першого аркуша документа.

     У разі затвердження документа  кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

     Резолюція.

     29. Резолюція  -  це  зроблений посадовою особою напис  на документі,  який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

     Резолюція складається з таких елементів:  прізвище,  ініціали (ініціал  імені)  виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк  виконання,  особистий  підпис  керівника, дата.

     Якщо доручення надано  кільком  посадовим  особам,  головним виконавцем документа є  зазначена  першою  особа,  якій  надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

     На документах  із  строками  виконання,  які  не  потребують додаткових вказівок,  у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

     Резолюція проставляється безпосередньо  на  документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

     У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний  порядок  виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися  на  окремих  аркушах  або  спеціальних бланках  із  зазначенням  реєстраційного індексу і дати документа,якого вона стосується.

      Заголовок до тексту документа.

     30. Заголовок до тексту документа повинен містити  короткий виклад змісту  документа і  бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником,  який створює документ. Заголовок, обсяг якого  перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

     Заголовок відповідає на питання "про що?",  "кого?", "чого?".

Наприклад  розпорядження  (про що?) про надання відпустки;  лист (про що?)

про організацію наради;  протокол (чого?)  засідання  атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

     Без заголовка  дозволяється  складати  короткі  документи  на бланках  формату  А5 (210 х 148  міліметрів),  зокрема  супровідні листи, телеграми, телефонограми.

      Відмітка про контроль.

     31. Відмітка  про  контроль  означає,  що  документ  узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

     Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи  слова  "Контроль"  (від  руки  або  з використанням штампа) на лівому полі  першої  сторінки  документа  на  рівні  заголовка  до тексту.

     У разі  необхідності повернення документа установі - авторові або  фізичній  особі  відмітка  про  взяття   його   на   контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

     Текст документа.

     32. Текст  документа містить інформацію,  для фіксування якої його було створено.  Інформація в  тексті  документа  викладається стисло,  грамотно,  зрозуміло  та об'єктивно.  Документ не повинен містити  повторів,  а  також  слів  і  зворотів,  які  не   несуть

змістового  навантаження.  Під час складання документів вживається діловий стиль,  для якого характерний нейтральний тон  викладення, позбавлений  образності,  емоційності та індивідуальних авторських рис.

     Текст документа  повинен  стосуватися   того   питання,   яке сформульоване в заголовку до тексту.

     Текст документа  оформляється  у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

     Суцільний зв'язний  текст  документа  містить  граматично   і логічно  узгоджену  інформацію  про  управлінські дії.  Така форма викладення тексту документа  використовується  під  час  складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

     Суцільний зв'язний  текст,  як  правило,  складається  з двох частин.  У  першій  (вступній)  частині   зазначається   підстава, обґрунтування  або мета складення документа,  у другій (заключній) частині -  висновки,  пропозиції,  рішення,  прохання.  В  окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

     У тексті документа,  підготовленого відповідно до  документів інших  установ  або  раніше  виданих  документів,  зазначаються їх реквізити   у   такій   послідовності:   назва   виду   документа, найменування  установи  -  автора документа,  дата,  реєстраційний

номер, заголовок до тексту.

     Тексти складних і великих за обсягом  документів  (положення, правила,  інструкції,  огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи,  пункти,  підпункти.  Пункти  у   тексті   нумеруються арабськими  цифрами з крапкою,  а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

     В окремих випадках розділи  можуть  поділятися  на  глави,  а також нумеруватися римськими цифрами.

33. Таблична   форма   документа   використовується   у  разі викладення у  цифровому  або  словесному  вигляді  інформації  про кілька об'єктів за рядом ознак.  Заголовки граф таблиці пишуться з великої  літери,  підзаголовки  -  з  малої  літери,   якщо   вони  становлять   одне   ціле   із  заголовком,  і  з  великої  -  якщо підзаголовок має самостійне значення.  Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків  таблиці  повинні  бути  викладені  іменником  у  називному відмінку  однини.  У  заголовках  і  підзаголовках  рядків  і граф таблиці  вживаються  лише  загальноприйняті  умовні  позначення  і скорочення.  Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери   граф,  а  також  у  верхньому  правому  кутку  -  слова "Продовження додатка".

      Відмітки про наявність додатків.

     34. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів,  складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

     35. Додатки до документів можуть бути таких видів:

     1) додатки, що  затверджуються    розпорядчими     документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

    2) додатки, що   доповнюють  та/або  пояснюють  зміст  основного документа;

     3) додатки, що надсилаються із супровідним листом.

     36. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до цієї Інструкції. У відповідних пунктах  розпорядчої  частини  документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

     На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами,  робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

                                    Додаток 5

                                    до Інструкції

     37. Додатки довідкового або аналітичного характеру  (графіки, схеми,  таблиці,  списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку  з  посиланням  на  цей  документ,  його  дату  і  номер, наприклад:

Додаток

                                    до розпорядження                                     

                                    20.04.2009 р. №295

     У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків:  "що  додається",  "згідно  з додатком",  "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

     38. Додатки оформляються,  як правило, на стандартних аркушах паперу.  На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

     У разі  наявності  кількох  додатків  на  них  зазначаються порядкові номери,  наприклад:  Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№"перед цифровим позначенням не ставиться.

     Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ,  та  керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

     Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами,  підписуються  керівниками  структурних  підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

     39. У  разі  коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується  після  тексту  листа перед підписом.

     Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті,  відмітка про наявність  додатків  оформляється  за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

     Якщо документ  має додатки,  повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості  аркушів  у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про  доходи  за квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік  робіт на I квартал 2010 р.  на 3 арк. в 1 прим.

     Якщо до документа додається інший документ, який має додатки,відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист  Укрдержархіву  20.09.2010 N 595/ 04-12 і додаток до

           нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

     У разі  коли  документ  містить   більше   десяти  додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

     Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами,  відмітка про наявність документа оформляється за  такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

                              Підпис

  40. Посадові особи  підписують документи в межах своїх повноважень,  визначених функціональними обов’язками, посадових інструкціях, розпорядженні про розподіл обов'язків між  керівником  та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами  у  разі  відсутності  міського голови  та  посадових  осіб, які  уповноважені  їх підписувати.

     Документи, що надсилаються  до  органів  державної  влади, підприємствам,    установам, організаціям,  громадянам підписуються  міським головою або за  його дорученням  - відповідним заступником  голови, згідно розподілу функціональних обов’язків.

41. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного -  якщо документ  надрукований  не  на бланку,  скороченого  -  на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів  (ініціалу  імені) і прізвища, наприклад:

Міський голова     підпис ініціали    (ініціал імені), прізвище  

      42. У  разі  надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

     У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал,  який залишається у справі установи - автора,  а на  місця  розсилаються засвідчені секретарем виконавчого комітету його копії.

     43. Документи  підписуються,  як  правило,  однією  посадовою особою,  а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти,  фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Міський голова              підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

Головний бухгалтер    підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

     У разі  підписання спільного документа кількома особами,  які займають однакові посади,  їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Заступник міського голови                       Міністр фінансів

підпис, ініціали (ініціал                підпис, ініціали (ініціал

імені), прізвище                         імені), прізвище

відбиток гербової печатки                відбиток гербової печатки

     44. Документи    колегіальних   органів   підписують   голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії        підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

Секретар комісії      підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

     45. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище,  ініціали  (ініціал  імені)  якої  зазначено  на проекті документа,  його підписує особа,  що виконує її обов'язки,  або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені),  прізвище особи,  яка підписала документ (виправлення  вносять  рукописним або машинописним способом,  якщо документ  неможливо  передрукувати).  Не  допускається   під   час підписання  документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

     46. Засвідчення  електронного   документа   здійснюється   за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

     47. Факсимільне   відтворення   підпису  посадової  особи  на організаційно-розпорядчих,  фінансових,  бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

        Візи та гриф погодження.

     48. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення  документа,  його обґрунтованості та  відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

     49. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

     50. Внутрішнє  погодження  оформляється  шляхом  проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

     51. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому  боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на  примірниках  документів, що залишаються в раді.

     52. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на  окремому  аркуші,  про  що  на  проекті  робиться  відповідна відмітка:

     Секретар ради

     підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

     Зауваження і пропозиції додаються.

     Дата

     Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі,  яка підписує документ.

     53. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

     54. Порядок  візування певних видів документів зазначається в інструкції ради.

     55. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

     56. Якщо під час візування з'ясується,  що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни,  він  потребує повторного візування.

     57. Зовнішнє  погодження  проектів  документів  оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження,  який включає в  себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи,  з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені),  прізвище  і  дату  або  назву  документа,  що підтверджує

погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

     ПОГОДЖЕНО

     Заступник міського голови

     підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

     Дата

     ПОГОДЖЕНО

     Протокол засідання

  Комісії житлово-побутової

     Дата               №

     58. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

     59. У  разі  коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ,  складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

     Аркуш погодження додається.

     Аркуш погодження оформляється за такою формою:

                                   АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

                                   Назва проекту документа

Найменування посади    підпис   ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

     Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

     60. Зовнішнє   погодження   у   разі   потреби,    визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

     з установами однакового рівня та іншими установами;

     з громадськими організаціями;

     з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

     з установами вищого рівня.

                         Відбиток печатки

     61. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними  цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

     Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових  актів  та  примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 3),  в інструкції ради.

     62. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування ради або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

     Відбиток печатки ставиться таким чином,  щоб він охоплював останні кілька літер  найменування  посади  особи, яка  підписала документ,  але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

     63. Розпорядженням  міського голови  визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її  зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

     Відмітка про засвідчення копій документів .

     64. Рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до ради через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

     У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з радою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти  копії  документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

     Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

     65. Напис  про  засвідчення документа  складається  із слів "Згідно з оригіналом",  найменування  посади,  особистого  підпису особи,  яка  засвідчує  копію, її  ініціалів  (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

 Згідно з оригіналом

      Секретар виконавчого комітету підпис ініціали (ініціали, імені), прізвище

     Дата

     Напис про  засвідчення  копії скріплюється  печаткою із зазначенням  на  ній  найменування ради.

     67. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

     68. Прізвище, ім’я, по батькові працівника, який створив документ, і номер його службового  телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

     Вик.Петренко О.І.

     256 23 29

     або

     Петренко Олена Іванівна 256 23 29

     У разі потреби  зазначаються  шифр  друкарки  (складається  з перших   літер   імені   та   прізвища),  кількість  віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

     Іваненко 452 85 98

     69. Після  завершення  роботи  з  документом  проставляється відмітка  про  його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його  можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи,  посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує  письмової  відповіді,  зазначаються  короткі відомості про виконання.  Підпис  і  дату  відмітки  проставляє працівник,  який  створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений  реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи №03-10                                                                  До справи №05-19

Лист-відповідь від 20.05.2011      Питання вирішено позитивно під

№ 03-10/01/802                     час телефонної розмови

                                04.03.2011

посада, підпис, ініціали           посада, підпис, ініціали

(ініціал імені), прізвище          (ініціал імені), прізвище

21.05.2011              05.03.2011

     70. Відмітка про  наявність  копії  документа  в  електронній формі  містить  повне  ім'я  файлу  і  його місце зберігання,  код оператора та інші пошукові дані.  Відмітка ставиться на  лицьовому боці  у центрі нижнього поля першого аркуша документа,  наприклад:

c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc

     71. Відмітка про надходження документа до міської ради проставляється  від  руки  або за допомогою штампа,  автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа.  Елементами зазначеного реквізиту є скорочене  найменування установи -   одержувача документа, реєстраційний  індекс, дата  (у  разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації  зазначена  інформація наноситься  за  допомогою штрих-коду.

     Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

     У разі  надходження   зброшурованих   документів   разом   із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

     У разі   коли   установа   -  автор  документа  подає  службі діловодства документ разом з його копією,  на копії документа,  що повертається   установі   -   авторові,   реєстраційний  штамп  не проставляється.

      Запис про державну реєстрацію.

     72. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції  в установленому законодавством порядку.

     На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про  державну реєстрацію  повинне бути  вільне  місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

        Складення деяких видів документів

         Розпорядження.

     73. Розпорядження  видаються  як  рішення організаційно-розпорядчого  чи нормативно-правового характеру.  За змістом управлінської  дії розпорядження  видаються з основних питань діяльності ради, адміністративно-господарських  або кадрових питань.

     74. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських   питань   готуються  і  подаються структурними підрозділами за дорученням  міського голови  чи  за власною ініціативою.

     Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу,  звільнення,  надання відпустки, відрядження  тощо)  готує  секретар виконкому на підставі доповідних записок  керівників структурних  підрозділів,  заяв  працівників, трудових договорів та інших документів.

     75. Проекти розпоряджень з основної діяльності та додатки до них  візуються працівником, який  створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, секретарем виконавчого комітету, начальником юридичного відділу та профільним заступником.

     76. Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються  працівником, який створив документ, секретарем виконавчого комітету, головним бухгалтером відділу бухгалтерського обліку та звітності, начальником юридичного відділу, профільним заступником.

     77. Структурним підрозділом з юридичного забезпечення обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти актів нормативно-правового характеру,  а також розпорядження з кадрових питань (особового  складу)  та   з   інших   питань,  визначених інструкцією ради.

     Проекти розпоряджень, що надаються для підписання міському голові,  візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

     У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

     Якщо в  процесі  погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

     78. Розпорядження підписуються міським головою, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.       

     Після підписання  розпорядження  зміни  до  нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження  про внесення змін.

     79. Розпорядження оформляється на бланку розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного  іменника  ("Про  затвердження...",  "Про введення...", "Про  створення...",)   або  іменника    ("Про підсумки...", "Про заходи...").

     80. Текст розпорядження з питань основної діяльності ради  складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

     У констатуючій частині зазначаються  підстава,  обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів "На  виконання",  "З  метою"  тощо.  Якщо  документ  видається  на підставі  іншого  розпорядчого  документа,  у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

     Розпорядча частина розпорядження може починатися із слова   «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «РОЗПОРЯДЖАЮСЯ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

     Розпорядча частина поділяється на  пункти  і  підпункти,  які нумеруються  арабськими  цифрами. У  кожному  пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні  посадові (службові)  особи),  конкретні  завдання  (доручення)  і строки їх виконання.  Виконавці  можуть  бути  названі  також   узагальнено, наприклад:   "спеціалістам   ради".

     При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних    доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

     81. Якщо розпорядженням  відміняється  попередній розпорядчий  документ,  у  розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен  починатися  із  слів:  "Визнати  таким,  що  втратив чинність,...".

     Зміни, що вносяться до розпорядження оформляються окремим  розпорядженням,  який   повинен   мати   такий заголовок: "Про  внесення  змін  до  розпорядження..." із зазначенням дати,  номера,  назви виду розпорядчого документа,  до якого  вносяться зміни.  Розпорядча частина розпорядження починається з такого пункту:

     "1. Внести зміни до розпорядження".

     Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

     "1) пункт 2 викласти в такій редакції:...";

     "2) пункт 3 виключити";

     "3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...".

     Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах),  в першому  пункті  розпорядчої  частини   розпорядження зазначається:

     "1) Внести зміни до... (додаються)".

     82. Останній  пункт  розпорядчої  частини у разі потреби може містити  рішення  про  покладення  на  структурний  підрозділ  або посадову   особу   функцій   з   контролю   за  виконанням  розпорядження.

     83. До розпоряджень не може включатися пункт «розпорядження довести  до  відома...".  Рада, її структурні підрозділи, посадові (службові) особи,  до відома яких доводиться розпорядження, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

     84. Розпорядження з  кадрових  питань  (особового складу)  оформляються  у  вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника  (співробітника),  у  зведених  -  про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

     85. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається  в  заголовку,  який починається   з  прийменника   "Про" і  складається  за  допомогою віддієслівного іменника,  наприклад:  "Про призначення...  ", "Про прийняття...". У    зведених    розпорядженнях  може застосовуватись узагальнений заголовок,  наприклад:  "Про  кадрові питання", "Про особовий склад".

     86. У  тексті  розпоряджень з  кадрових  питань (особового   складу),  як   правило, констатуюча  частина  не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом  вищого рівня  або за  іншою процедурою. У такому  разі  в  констатуючій  частині  наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності:   вид   акта,   його   автор,  дата,  номер,  повне найменування.

     87. Розпорядча частина розпорядження починається, як правило,  з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника,  на якого поширюється дія  розпорядження,  і  малими  -  ім'я,  по батькові   працівника   та   текст   розпорядження.  У  зведених  розпорядженнях прізвища осіб у  межах  пунктів  розміщуються  за алфавітом.

     88. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу  працівника  на  роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу  відповідно  до  штатного  розпису, надбавок та доплат.

     89. У  зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій  послідовності:  прийняття  на  роботу (службу),  переведення,  звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

     90. У  кожному  пункті  розпорядження  з  кадрових питань  зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

     91. Під  час  ознайомлення  з  розпорядженням згаданими  у  ньому  особами  на  першому  примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

      92. Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах  календарного  року; розпорядження з основної діяльності,  розпорядження  з  кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

     93. Копії  розпоряджень  засвідчуються  ссекретарем виконавчого комітету і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.   Список  розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

      Протоколи.

     94. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань,   прийняття  в  установах рішень  комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених  безпосередньо під час засідань,  поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

     95. Протоколи можуть складатися в повній або стислій  формі. У протоколах,  складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

     96. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату  А4 (210 х 297  міліметрів)  як  з   кутовим  (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

     97. Датою  протоколу  є дата  проведення  засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

     98. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру   засідання.   Нумерація  протоколів ведеться в  межах календарного року окремо за  кожною  групою  протоколів  засідання відповідного колегіального органу:  колегії, технічних, наукових, експертних  комісій,  рад  тощо. У реквізиті  "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

     99. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання  (нарада,  збори,  конференція  тощо) або  колегіальної діяльності (комісія,  рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

     100. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

     101. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали  (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

     У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку  прізвища  та   ініціали   присутніх   постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб,  зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

     Вступна частина включає порядок денний - перелік  розглянутих на  засіданні  питань,  що  розміщені  у  порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання.  Порядок денний  дається наприкінці вступної частини.

     Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться  двокрапка.  Кожне  питання  нумерується  арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

     102. Основна частина протоколу складається  з  розділів,  які повинні  відповідати пунктам порядку денного.  Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

     СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

     Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

     103. Після   слова   "СЛУХАЛИ"   зазначається  текст  виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

     Тексти або тези доповіді та  виступів,  оформлені  як  окремі документи,  до  тексту протоколу не включаються.  Після відомостей про доповідача ставиться  тире  і  зазначається:  "Текст  доповіді (виступу) додається до протоколу".

     104. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли  участь  в  обговоренні  доповіді.  Виступи  оформляються  у протоколі  із  зазначенням  посад,  прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у  називному  відмінку,  а  також  з  викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається

від третьої особи однини.

     105. Після  слова  "ВИРІШИЛИ"   ("УХВАЛИЛИ",   "ПОСТАНОВИЛИ")

фіксується  прийняте  рішення  з  обговорюваного  питання  порядку денного.  Рішення повинне бути конкретним і включати складові,  що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

     Рішення, що  містять  кілька  питань,  поділяють  на пункти і підпункти,   які   нумеруються   арабськими   цифрами.   Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

     106. У   разі  коли  на  засіданні  приймається  рішення  про затвердження  документа,  який  обговорювався  на  засіданні,  цей документ  додається  до  протоколу і в ньому робиться посилання на номер  і  дату  протоколу.  За  наявності  інших  документів,   що

розглядалися   на   засіданні   та   факт  обговорення  яких  було зафіксовано  у  тексті  протоколу,  вони  нумеруються   арабськими цифрами  (Додаток 1,  Додаток 2).  У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

     Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці  тексту протоколу не зазначається.

     107. Протокол    підписується    головуючим    на   засіданні колегіального органу та секретарем.

     108. Деякі   протоколи   засідань    (технічних    комітетів, методичних,  експертних,  наукових  рад і комісій тощо) підлягають затвердженню.  У  такому   разі   протокол   повинен   мати   гриф затвердження.

     109. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою  і надсилаються у разі  потреби  заінтересованим установам,  посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

     Службові листи.

     110. Службові листи складаються з  метою  обміну  інформацією між структурними підрозділами ради як:

    1) відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної  влади,  дорученнях вищих посадових осіб;

    2)  відповіді на   запити,   звернення,  а  також  кореспонденцію Верховної Ради України;

    3) відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

    4)  відповіді на запити інших установ;

     5) відповіді на звернення громадян;

     6) відповіді на запити на інформацію;

     7) ініціативні листи;

     8) супровідні листи.

     111. Службовий лист оформляється на спеціальному  для  листів бланку  формату  A4  (210 х 297 міліметрів).  Якщо  текст листа не перевищує семи   рядків,   можна використосувати   бланк   формату  А5 (210 х 148 міліметрів).

     112. Лист  має  такі реквізити:  дата,  реєстраційний індекс, посилання на  реєстраційний  індекс  і  дату  документа,  на  який дається відповідь,  адресат,  заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у  разі  потреби),  підпис,  відмітка  про виконавця.

     Датою листа є дата його підписання,  яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у секретаря виконкомі.

     Лист, оформлений набланку формату А4 (210 х 297  міліметрів), повинен  мати  заголовок до тексту,  що відповідає на питання "про що?".

     113. Основним реквізитом службового листа  є  текст,  що,  як правило,  складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання  на  документи,  що  були  підставою для його складення. Друга частина  включає  висновки,  пропозиції,  прохання,  рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

     114. Як правило, у листі порушується одне питання.

     Текст листа   викладається   від   першої   особи  множини  з використанням слів:  "просимо повідомити..." "роз'яснюємо,  що..." або від   третьої   особи  однини  -  "міністерство  інформує...", "управління вважає за доцільне".

     Якщо лист  складено  на   бланку   посадової   особи,  текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

     Службові листи підписуються  відповідно до цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

     115. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу ради,  в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники  заінтересованих структурних підрозділів ради, а також заступник міського голови відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати міський голова).

     Документи до засідань колегіальних органів.

     116. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних  органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

     117. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

     У плані роботи колегіального органу зазначаються питання,  що повинні розглядатися,  дата розгляду,  прізвище, ініціали (ініціал імені)  доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу,  який готує документи для  розгляду  питання колегіальним органом, строк подання документів.

     Проект плану    роботи   колегіального   органу   складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до  своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

     Керівники структурних   підрозділів   апарату   колегіального органу   завчасно   подають   для   включення   до   плану  роботи колегіального  органу  перелік  питань,  які  вони   вважають   за необхідне  розглянути  на  його  засіданні.  До переліку додається

довідка з  обґрунтуванням  підстав  внесення  питання  на  розгляд колегіального органу.

     Затверджений колегіальним  органом  план роботи доводиться до відома  членів  колегіального  органу  і  керівників   структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням  його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка

відповідно до  своїх  повноважень  забезпечує  організацію  роботи такого  органу,  інформує  всіх  членів  колегіального  органу  та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

     118. Документи   з   питань,   що   вносяться   на    розгляд колегіального  органу,  повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання,  а у разі проведення позачергового засідання  - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

     доповідну записку,  адресовану  колегіальному  органу (у разі потреби),  в якій  ґрунтовно  викладені  питання  з  висновками  і пропозиціями;

     проект рішення   (розпорядження,   постанови)   колегіального органу,  завізований   керівниками   заінтересованих   структурних підрозділів  його  апарату,  та  документи  до  нього  (аналітичні довідки,  таблиці,  діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у

разі потреби - проект наказу;

     довідку про   погодження   проекту   рішення  (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами  установи та іншими установами;

     список осіб,  які  запрошуються  на  засідання  колегіального органу;

     інші документи, необхідні для розгляду питань.

     119. Документи,  підготовлені   для   розгляду   колегіальним органом,  а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи,  яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній  частині  колегіального  органу  окремо  з  кожного засідання.

     120. У  разі  проведення  закритого  засідання  колегіального органу   (закритого   обговорення   окремих   питань)   підготовка документів   здійснюється   з   дотриманням   порядку   роботи   з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

     121. За своєчасну та  належну підготовку документів  для проведення  засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих  структурних  підрозділів  апарату  колегіального органу.

     122. Секретар  колегіального  органу або інша посадова особа,яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію  роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє  їх  на  наявність  у  повному  обсязі  та правильність оформлення.

     Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

     123. Протокол  кожного засідання   колегіального  органу складається з урахуванням вимог, зазначених у цій Інструкції.

     124. Рішення  колегій  установ  реалізуються  шляхом  видання наказів  установ,  розпоряджень  керівників  установ,  якими  вони вводяться в дію.  У разі потреби виконавцям  та  установам  можуть надсилатися копії   протоколів  або  витягів  з  них.  Витяги з протоколів оформлюються на відповідному  бланку і засвідчуються печаткою.

     Документи про службові відрядження.

     125. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи ради.

     У разі  виникнення  потреби  у   направленні   працівника   у відрядження,  не  передбачене  планом роботи ради,  керівником структурного  підрозділу,  в  якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я міського голови або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою  метою відряджається працівник.

     Доповідна записка разом з проектом розпорядження про відрядження, підготовленим відповідно до цієї Інструкції, передається міському голові, як  правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

     Для реєстрації відряджень ведеться журнал.

III. Організація документообігу та виконання документів

   Вимоги щодо раціоналізації документообігу.

     1. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації  проходять і опрацьовуються в раді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

     2. Ефективна організація документообігу передбачає:

     1) проходження документів в установі найкоротшим шляхом;

     2) скорочення кількості  інстанцій,  до  яких  повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

     3) одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

     4) централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

     5) раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

     3. Порядок   документообігу   регламентується регламентами роботи ради та виконавчого комітету, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

     4. Особливості організації електронного документообігу визначаються   інструкцією  установи з урахуванням  вимог нормативно-правових актів у цій  сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і  програмних  засобів,  що функціонують в установі.

     У разі   впровадження   в   установі   системи  автоматизації діловодства  або  системи електронного документообігу служба діловодства разом із  структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє  регламенти  роботи  з   документами   в

електронній формі.

     5. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації   діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

     Облік обсягу документообігу.

     6. Обсяг документообігу міської ради - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в міській раді (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

     7. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

     За одиницю обліку береться документ.

     Облік документів здійснюється як за радою в цілому, так і за кожним структурним  підрозділом,  за  групою  документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

     Результати обліку  документів  узагальнюються  секретарем керівника і подаються  міському голові для  вжиття  заходів для удосконалення роботи з документами.

     8. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 4).

      Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до ради.

     9. Доставка документів до ради здійснюється, як правило, з  використанням   засобів   поштового    зв'язку    і електрозв'язку, а також кур'єрською службою.

     Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція,  поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.       

     Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

     10. Усі документи, що надходять до ради, приймаються централізовано в секретарем керівника.

11. Конверти від одержаних документів не знищуються, а кріпляться до вхідного документу.

      12. Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю  приймається під розписку в повідомленні про вручення.

     У разі  надходження  кореспонденції  з  відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

     13. Розкриття конвертів одержаної кореспонденції здійснюється секретарем керівника за винятком тих конвертів, що мають гриф “особисто”.

14. Якщо документ без додатків термінового характеру – він не передається на реєстрацію. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені) або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

     15. У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта,  упакування, що призвело до неможливості  прочитання тексту  документа,  складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові,  інший - зберігається у раді.

     16. Факт і дата надходження  документа до ради обов'язково фіксуються згідно цієї Інструкції.

     17. Електронні носії інформації обов'язково передаються до ради із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується.

     Попередній розгляд документів.

     18. Документи, адресовані міському голові, а також такі, в яких не  зазначено  конкретну  посадову  особу  або  структурний підрозділ  як  адресат,  підлягають попередньому розгляду секретарем керівника.

     19. Метою попереднього розгляду  документів  є  виокремлення таких,  що  потребують обов'язкового розгляду міським головою, його заступниками або структурними підрозділами.

     Обов'язковому розгляду міським головою підлягають акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових  осіб,  запити,  звернення,  а  також кореспонденція  Верховної  Ради України,  Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від  установ  вищого  рівня;  рішення органів місцевого самоврядування,  а  також  найважливіші  документи,  які   містять інформацію з основних питань діяльності  ради і потребують вирішення безпосередньо головою.

     Інші документи передаються заступникам міського голови або структурним    підрозділам (виконавцям)  відповідно до їх функціональних обов'язків.

     20. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день  надходження  або  в  перший  наступний  робочий  день у разі надходження  їх  після  закінчення робочого дня,  у  вихідні  та святкові неробочі дні.  Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

     21. Під час попереднього  розгляду  документів  враховуються повноваження  суб'єктів  розгляду  кореспонденції,  передбачені  в установчих документах та у положеннях про структурні підрозділи,  розпорядчих  документах  про розподіл обов'язків між заступниками, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності ради, номенклатура справ, схеми проходження документів.

     22. На  стадії  попереднього  розгляду  здійснюється  відбір документів,  що  не  підлягають реєстрації секретарем керівника, а також таких, що  передаються  для  реєстрації структурним підрозділам.

      Реєстрація документів.

     23. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт  створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного  індексу  з  подальшим записом  у  зазначених  формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням  і  оперативним  використанням  наявної в документах інформації.

     Реєструються документи незалежно  від способу їх доставки, передачі чи створення.

     24. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади та доручень  вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації  Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд міського голови та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом голови та його заступників,  протоколів і  рішень колегіальних органів проводиться секретарем керівника.

     Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів  ради, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

     Реєстрації підлягають також документи, створені в міській раді (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

     25. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

     У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

     26. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

    1) рішення сесії міської ради;

     2) розпорядження з основних питань діяльності ради;

     3)  розпорядження з кадрових питань;

     4) рішення виконавчого комітету;

     5) акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

     6) бухгалтерські документи;  

     7) службові листи;

     8) звернення громадян;

     9) запити на інформацію.

     27. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який формується відповідно до цієї інструкції.

     28. В  раді  застосовується дві форми реєстрації документів – журнальна та автоматизована (з використанням спеціальної комп'ютерної програми).

     29. Використання журнальної  форми  реєстрації  документів допускається  в  раді. Наприклад, журнальній формі реєстрації підлягають рішення міської ради, виконавчого комітету та розпорядження міського голови.

     30. У  разі  впровадження  автоматизованої  форми реєстрації документів формується банк  реєстраційних  даних  в  електронному вигляді,  а  за  наявності  локальної  мережі  -  центральний банк реєстраційних даних.  За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники  забезпечуються  інформацією  про  всі документи і місце їх розташування.

     31. Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається лише в умовах тапротягом строку дії військового чи надзвичайного стану на території, де розташована рада. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних,  вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із  зазначенням  обов'язкових реквізитів (додаток 5).

     Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі  потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці може визначатися радою.

         Організація передачі документів та їх виконання

     32. Зареєстровані   документи   передаються   на   розгляд міського голови в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження  документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

     Відразу після реєстрації міському голові у теці з грифом "Невідкладно"  передаються акти органів державної влади  та  доручення  вищих  посадових осіб,  запити,  звернення,  а  також кореспонденція Верховної Ради України,  Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

     33. Документи, розглянуті міським головою, повертаються з відповідною  резолюцією секретарю керівника, яка здійснює передачу документів на виконання.

    34. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному  виконавцю,  визначеному  в  резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

     35. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення   відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про  виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

     36. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в  обов'язковому порядку здійснюється через секретаря керівника, в якої було  зареєстровано  документ.

     37. Передача документів  у  межах  структурного  підрозділу здійснюється   через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

     38. Облік документів,  що передаються з одного  структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде секретар керівника.

     39. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції міського голови, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

     Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає   строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

     Співвиконавці відповідають за підготовку на  належному  рівні та  своєчасне  подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання   пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника відповідного структурного підрозділу, який надав доручення або профільного заступника.

40. Виконання  документа  передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа,   його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження)  міському голові, а у деяких випадках - керівнику структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

41. Перед поданням проекту документа на підпис  відповідному керівникові структурного підрозділу, профільному заступнику чи міському голові,  працівник,  який  підготував  документ,  зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти,   уточнити  цифрові дані,  наявність необхідних віз і додатків.

     Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

     42. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації   виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

     43. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки,  відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати секретаря керівника про передачу документів, виконання яких   перебуває на  контролі,  іншому виконавцеві.

          Організація контролю за виконанням документів

     44. Контроль за виконанням документів здійснюється  з  метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

    45. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює міський голова або заступники відповідно до  розподілу функціональних обов'язків.

     46. Безпосередній контроль за  виконанням  документів покладається  на  посадову особу, відповідальну за здійснення контролю.

     У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням    документів  здійснює особа, відповідальна за діловодство.

     47. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативноправовому  акті,  розпорядчому  документі  або резолюції міського голови.  Строки виконання внутрішні документів обчислюються в  календарних  днях починаючи з дати  підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

     Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий   день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

     48. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

     Типові строки виконання документів установлюються законодавством.  Строки виконання основних документів наводяться у додатку 7.

     Індивідуальні строки встановлюються міським головою. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

     49. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути  виконані  не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в раді.

     50. Якщо завдання    потребує    термінового    виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

     51. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю  протягом  першої  половини  строку,   відведеного  для виконання доручення, завдання.

     52. Індивідуальний  строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

     У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за  три  робочих  дні  до закінчення встановленого строку,  а щодо документа,  в  якому  не  зазначено   строк,   -   до   закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

     53.  У разі  зміни  строків  виконання  проставляються  новий строк,  дата і   підпис. Відповідні  зміни  вносяться  до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.

     54. Взяття документа на контроль  здійснюється  на  підставі резолюції міського голови або його заступника.

     55. Контроль   за   виконанням   документів  включає  взяття документів  на  контроль,  визначення  форм  і  методів  контролю, перевірку  ходу  своєчасного  доведення  документів до виконавців, контроль  за  станом  виконання,  зняття  документів  з  контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та наліз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

     56. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою   реєстраційно-контрольної  картки  або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

     57. Автоматизований  контроль  за  виконанням  документів здійснюється за допомогою спеціальної комп'ютерної програми та є складовою системи    автоматизації  діловодства  чи  системи електронного документообігу.

     58. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної   інформації, який  здійснюється з урахуванням  вихідних,  вхідних  реєстраційних індексів,  видів документів, дати, номера  документа,  виконавця,  кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

    59. Завдяки системи електронного документообігу, виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.

     60. Після виконання документ  знімається з  контролю. Документи вважаються виконаними  і  знімаються  з  контролю  після виконання  завдань,   запитів,   повідомлення   про   результати заінтересованим  установам  і  особам  або  іншого   підтвердження виконання.

     61. Зняти документ з контролю може  міський голова, його заступники,  які встановили контрольний строк у резолюції,  або за їх  дорученням  служба  контролю. Документи  з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

     Дані про  виконання  документа  і  зняття  його  з  контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

     62. Днем  виконання  завдань, визначених  в  актах  органів державної  влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також  кореспонденції  Верховної  Ради  України  вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

    63. Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

     Інформаційно-довідкова робота з документами.

     64. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку       необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток   або  автоматизованих банків реєстраційних даних.

     65. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки. Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності установи.

     66. У зв’язку із запровадження системи автоматизації діловодства або  системи електронного документообігу пошук конкретного документа  здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа,  дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або  за  контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

      Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

     67. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською службою.

     68. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком  здійснюється секретарем керівника відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

     69. З   використанням  засобів   електрозв'язку  секретар керівника здійснює передачу телеграм, електронних документів із  застосуванням  електронного цифрового підпису  та   документів  у  сканованій  формі  без  електронного цифрового підпису.

     70. У разі надсилання документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

71. Вихідні документи опрацьовуються і  надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

     72. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у секретаря керівника.

     73. Під час приймання від виконавців вихідних документів секретар керівника зобов'язана перевірити:

     1) правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

     2) наявність і правильність зазначення адреси;

     3) наявність на документі відмітки про додатки;

     4) наявність усіх необхідних підписів на документі  та  додатках до нього;

     5) аявність віз  на  відпуску  - копії вихідного документа,  що залишається у справах установи;

     6) наявність і повноту додатків;

     7) відповідність кількості примірників кількості адресатів.

     74. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому  правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

     73. Документи,  що надсилаються одночасно одному  і  тому  ж адресатові,  вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

     74. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується  відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються  заздалегідь машинописним або друкарським способом.

     75. Досилання  або   заміна  розісланого  раніше  документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або секретаря керівника.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

      Складення номенклатури справ

     1. Номенклатура справ - обов'язковий для міської ради систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

     2. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також  для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

     3. В  раді складаються номенклатури справ структурних підрозділів і  зведена  номенклатура  справ  міської ради.

     Зведена номенклатура справ ради складається секретарем виконкому на основі номенклатур справ структурних підрозділів міської ради. Методична допомога у складенні номенклатур справ надається відповідним архівом.

     Структурні підрозділи ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

     4. Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня)  уточнюється та вводиться в дію  з 1 січня наступного календарного року.

     5. До  номенклатури  справ  включаються назви  справ,  що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в раді, зокрема справи постійних та  тимчасово діючих  рад, комісій,  комітетів  тощо.  До  номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

     6. Номенклатурап справа складається у відповідності до порядку, передбаченому у  додатку 8 до Інстуркції.

     Формування справ

     7. Справи формуються в раді, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

     8. Під час  формування справ слід дотримуватися  таких загальних правил:  вміщувати у справи тільки  виконані  документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі;  групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних  справ  (ведуться  протягом  кількох  років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;  не допускати включення до справ  чорнових,  особистих  документів,  розмножених копій та документів,  що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна  перевищувати  250  аркушів  (30-40 міліметрів завтовшки).

     9. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

     10. Положення,   правила,   інструкції   тощо,   затверджені розпорядчими  документами,   групуються   разом   із   зазначеними документами.

     11. Розпорядження з питань  основної  діяльності установи,  з   кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу)  групуються  відповідно до  їх видів та строків зберігання.

     12. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

    1) протоколи і документи  до  них  (доповіді,  довідки,  проекти рішень тощо);

     2) документи з   організації  засідань  (порядок  денний,  макет розміщення, список запрошених тощо).

     13. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в  хронологічному  порядку  і  за  номерами.  Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а  в  межах  групи  документів,  що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

     14. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням,  групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами  ініціативних  документів. Документи у невеликій  кількості групуються в одну справу.  У справі документи систематизуються за датами доручень.

     15. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

     16. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і    систематизується в  хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

     17. Особові  справи  посадових осіб міської ради  формуються відповідно до чинного законодавства. 

     18. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників ради систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а  відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця  за рік.

     19. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в раді та її  структурних підрозділах здійснюється секретарем виконавчого комітету та секретарем керівника.

      Зберігання документів в раді

     20. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.

     Керівники структурних підрозділів ради і працівники, відповідальні за  організацію  діловодства  в  цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

     21. У  робочих кімнатах  справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах,  що закриваються.  Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури  справ. На  корінцях  обкладинок  справ зазначаються індекси за номенклатурою.

     22. Видача  справ у  тимчасове   користування  працівникам структурних  підрозділів ради здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу,  в якому було сформовано справу.

     23. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більше як на один місяць.

      24. Вилучення документів  із  справи  постійного зберігання забороняється.   У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу   міського голови з  обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

             V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

     Експертиза цінності документів

     1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

     2. Для організації та проведення експертизи цінності документів  в установах (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

     3. Експертиза  цінності  документів  проводиться  щороку  в структурних    підрозділах міської ради безпосередньо особами, відповідальними за  організацію  діловодства  в  цих  підрозділах, разом  з  експертною  комісією  під методичним керівництвом секретаря виконавчого комітету.

     4. Під час проведення експертизи  цінності документів здійснюється  відбір  документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву установи,  вилучення  для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

     Вилучення документів для знищення без проведення  попередньої експертизи їх цінності забороняється.

     5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання,  номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи.  Забороняється  відбір документів   для подальшого  зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

     6. За результатами експертизи цінності документів  в раді  складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення  для  знищення документів,  не внесених до Національного архівного фонду.

     7. Зведені описи справ  постійного,  тривалого (понад 10 років)  зберігання  та  з кадрових питань (особового складу) та акт про  вилучення  для  знищення  документів,  не  віднесених до Національного  архівного фонду,  розглядаються експертною комісією ради одночасно. Такі акти разом з описами справ  постійного зберігання  та  з  кадрових  питань (особового складу) подаються в установленому  порядку  на  розгляд експертно-перевірної  комісії відповідного  державного архіву. Погоджені акти затверджуються міським головою,  після  чого рада  має право знищити документи.

     8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного  фонду,  складається,  як  правило,  на справи  всієї  ради.  Якщо  в  акті  зазначено  справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

      Складення описів справ

     9 . Опис  справ - архівний довідник,  призначений для обліку та  розкриття   змісту   одиниць   зберігання,   одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

     10. Описи  справ  укладаються окремо на справи постійного та тривалого  (понад  10  років)  зберігання та  з кадрових питань (особового складу).

     На справи  тимчасового  (до  10  років)  зберігання  описи не складаються.  У разі ліквідації  чи  реорганізації  установи  такі описи складаються обов'язково.

     11. Описи справ структурного підрозділу ради складаються щороку за  встановленою формою (додаток 9) посадовою особою, відповідальною  за  діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.

     12. Номер  опису  справ  структурного  підрозділу  ради повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за  номенклатурою  справ  з  додаванням початкової  літери  назви категорії  документів,  що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

     Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання  та  з  кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу  N  5,  що  обліковуються  за  номенклатурою  справ   і розпочаті у   2011  році,  матимуть  такі  номери:  5  П  -  2011;

5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

     13. Під час складання описів справ слід дотримуватися  таких вимог:  кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин,  кожний том  або частина  вносяться  до  опису  під  окремим номером);  графи опису оформлюються відповідно до відомостей,  зазначених  на  обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої  справи,  а  всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме",  при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю  (на  кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);  графа опису "Примітка" використовується  для  відміток про  особливості  фізичного стану справ,  про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

     14. Описи справ ведуться протягом  кількох  років з використанням єдиної наскрізної  нумерації.  Справи  кожного  року становлять річний розділ опису.

     15. У  кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ,  що обліковуються за  описом, перший  і  останній номери справ за описом,  а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та  пропущені  номери справ).  У  річний  розділ опису справ вносяться також справи,  не завершені протягом календарного року.  У таких  випадках  у  кінці річних  розділів  опису  кожного  наступного року,  протягом якого справи продовжувались в діловодстві,  зазначається:  "Документи  з цього питання див. також у розділі за ______ рік, N _____".

     16. Опис справ структурного підрозділу установи ради секретарем керівника і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в  структурному підрозділі  експертної комісії  опис  до його  затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

     17. Опис справ структурного підрозділу ради складається у двох примірниках,  один з яких передається разом із справами до архіву установи,  а інший залишається як контрольний  примірник  у структурному підрозділі, секретар виконавчого комітету готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

     18. Зведений  опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках,  які  після  схвалення  експертною  комісією установи   в   установленому   порядку   подаються  для  схвалення експертно-перевірною комісією  відповідного   державного   архіву, після  чого  затверджуються  керівником  установи.  Один примірник

затвердженого опису подається державному архіву.

     19. Зведені  описи  справ  тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох міським головою.

     20. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються   у  трьох  примірниках,  підписуються  укладачем, схвалюються  експертною   комісією ради, погоджуються з експертно-перевірною комісією  відповідного  державного  архіву, після чого затверджуються  міським головою. Один  примірник зведеного опису подається державному архіву.

     21. Рада та її структурні підрозділи зобов'язані описувати документи постійного та тривалого  (понад  10  років)  зберігання,  з  кадрових  питань (особового  складу)  через  два  роки  після  завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до  затверджених  описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.

    Оформлення справ

     22. Оформлення  справи  постійного  і  тривалого  (понад  10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів  справи,  наявність засвідчувального напису  справи про кількість аркушів і  про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки  (титульного аркуша) справи.

     23. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не   підшиваються, аркуші  не  нумеруються,  уточнення елементів оформлення  обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

     24. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі  групи справ  постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають  зміст  (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. 

     25. Після   закінчення   діловодного   року  до  написів  на обкладинках справ  постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення,  перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до  заголовка  справи  додаткові  відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

     26. Дата  на  обкладинці  справи  повинна  відповідати  року початку і закінчення справи;  у справі,  що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

     27. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин),  проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число,  місяць і  рік.  Число  і  рік  позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

     28. На обкладинці справи проставляється  номер  справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи - номер  опису і фонду.

     29. У разі зміни найменування  ради  (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під  час  передачі  справи  до правонаступника на обкладинці справи  зазначається нове найменування ради (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

     30. Написи на обкладинках  справ  постійного  та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.  Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

     Передача справ до архіву

     31. Справи  постійного  та  тривалого  (понад  10  років) зберігання,  з  кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх  ведення передаються до архіву ради в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

     Справи тимчасового (до  10  років включно) зберігання можуть передаватися до архіву ради за рішенням міського голови.

     32. Приймання -  передача кожної справи здійснюється працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

     33. Справи постійного та тривалого (понад  10 років) зберігання передаються

     34. У   разі   ліквідації   або  реорганізації  структурного підрозділу  особа,  відповідальна  за  організацію  діловодства  в підрозділі,  в  період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у  справи,  оформлює  справи і  передає їх до архіву незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Керуюча справами (секретар) виконавчогокомітету                                                              Л.Абрамів